PC業務を自動化する方法【年1000時間を削減しました】

現在、パソコン作業をしているけど単純作業に無駄に時間をとられている。あと、時短につなげるツールや具体的な事例があれば知りたい。

こういった疑問に答えます。

※Windows環境になります。

■本記事の内容
1.ガチでPC業務を自動化する方法
2.PC業務を自動化するときにセットでやるべきこと

この記事を書いている私は、パソコン業務を自動化することで
年間1000時間の工数削減につなげました
空いた時間はマーケティングやIT、他部署の業務ロジックを再構築する時間に使っています。

あなたの時短の参考になれば幸いです。

それでは行きましょう!

1.ガチでパソコン業務を自動化する方法

下の図は、私が自動化した中の1つの業務イメージです。

この図の業務の流れは「入力」→「加工」→「出力」→「提供」です。

最終的に情報を提供して価値を感じてもらうことが仕事でした。

細かくどの処理を何で自動化したのかを記します。

 入力:バッチ、RPAツール

 加工&出力:エクセル、BIツール

 提供:RPAツール

を使いました。

それぞれの特徴、学習時間を簡単に説明します。

1-1.エクセルの自動化

エクセルの自動化については「マクロ(Excel VBA)」機能を使います。

マクロを使うことで、定型的な計算処理、小規模なデータ処理ができるからです。

参考にした本:

エクセルVBA
>>アマゾンで見る
>>楽天で見る

学習期間:50~300時間

※業務レベルにより必要な知識レベルが変わります。必要な処理のページを参考にさせていただきました。

さらに、学習を続けると、「フォーム」の機能を使って入力画面も作れるようになります。

↑業務を効率的にするために作ったエクセルVBAの一例です。

データ件数が10万レコード程度の小規模なデータあればエクセルのVBAだけでも十分対応できます。

1-2.データ加工の自動化

データ加工の自動化についてはQlikViewツールを使います。(QlikSenceでも可)

10万件以上のデータ加工はエクセルでは対応できないことが多いため、 インメモリ型のBIツールが最適です。

オラクルなど他のツールでもできますが、私が知っている限り一番とっかかりが早い方法と思います。

参考になったサイト:

» 【QlikView】サイト

学習期間:10~50時間、株式会社アシストの研修を受講すると早いと思います。

事前知識:SQLの知識

PCの機能にもよりますが、1憶レコードの加工も可能です。

1-3.他ツールの処理の自動化

他ツール(アプリケーション)の処理、処理のつなぎ役にはRPAツールを使うのが良いです。

アプリにはそれぞれ特性があり、アプリ単体でできるところはその範囲内で対応するのが
一番効率的です。例えば、エクセルのマクロでできる機能をRPAで作る必要はありません。
RPAからエクセルのマクロを呼び出すように作るのが効率的です。

色々なRPAがありますが、

私はUipathを使っています。

日本大手のNTTのRPAツールWinActor(ウィンアクター)も日本人向けでVBAのような操作感で作られていましたものの、
Uipathはデザイン性がおしゃれ。視覚的にプログラムが組めることが私は良いと思いました。

基本的にどのRPAも大体ほぼ機能は同じ、できることは似ているので、迷ったらUipathでいいかと思います。

» 【Uipath】サイト

学習期間:50~200時間程度

学習サイトUipathアカデミーが日本語対応してきたので前より楽になりました。修了証明書も発行されます。

また、Webスクレイピング機能を使って競合サイトの掲載情報取得をしたり、マーケティングに役立てたりもできます。

1-4.起動を自動化する

人でなく機械が自動で処理を開始するほうが圧倒的に時間が短縮できます。

私は毎日朝6:00に処理を実行しています。出社したら既にデータができている状態になります。

具体例:タスクスケジューラー→バッチで実行させる方法です

■タスクスケジュールの設定方法
https://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1305/31/news049.html


■コマンドプロンプトの便利な使いかた
https://www.k-tanaka.net/cmd/file/
https://www.adminweb.jp/command/bat/

学習期間:1日 事前知識:不要

※注意点、Uipath起動はライセンス契約上オーケストレーターが必要です。

2.パソコン業務を自動化するときにセットでやるべきこと

2-1.業務マニュアルを作りましょう

理由としては

  • 自動化した業務がブラックボックスと化さないようにするため
  • 最も効果が大きい自動化部分を探るため
  • 仮に自動化が動かなかった場合、手動でも対応できるようにするため(事業を存続させるため)
  • 自動化によりより良い業務へと改善する方法を探るため

2-2.業務マニュアルの作り方

業務の全体像→細分説明の2パターンつくりましょう。

業務の全体像:
何を、いつ、だれが、目的、どのくらい時間をかけて、どうやって(全体の流れ)、注意点   
(無印良品の業務マニュアル作成の方法に近い感じです。)

細分説明:
1操作1画像で、作業をしたことがない新人でも作業ができるレベルで作ること。
(手順書に近いです。)

2-3.業務マニュアルの実例

私が使っているマニュアルを公開します。お問い合わせください。

■まとめ

  • エクセルの自動化:エクセルマクロ、Excel VBAの機能を使う
  • データ加工の自動化:Qlikを使う
  • 他処理との自動化:RPAを使う
  • 起動を自動化する:バッチ、タスクスケジューラを使う
  • 業務マニュアルを作りましょう:全体像と部分説明の2種類を使う

結局、業務をオートメーション化するのはあくまで手法です。
この手法を利用し、時短した先に何をするのか?っていうのも重要になってくると思います。

会社勤めの場合、利益最大化のために考える時間を増やす。
個人のスキルを学ぶ時間に使う。営業に出て接触回数を増やす。定時に帰って趣味に没頭する。など

より価値のある人生の一助になれば幸いです。

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