【社会人】ビジネスメールの基本

• メールを書く基本が分からない
• メールを書くのに時間がかかる

と考えていませんか？

本記事では、下記の内容を解説します。

社会人を１５年経験してきたポイントを紹介します。

１つでもあなたの参考になれば幸いです。

では、いきましょう！

ビジネスメールのポイント８選

１．件名は明確に

社内、社外を問わず、件名を読んだだけで内容がわかるようにします。

人によっては、件名と名前だけみてメールをスルーしていることもあるからです。

例えば、以下のように

「〇〇の件について」はついやりがちなものの、ダメな件名です。

件名は「【お願い】〇〇の件、●●を承認ください。」というように、相手に何を行動してほしいかを明記することが良い件名です。

件名の先頭にキャッチとして【相談】【連絡】【報告】【依頼】など一言で重要度が見えるようにします。

件名は明確に、内容が相手に伝わるものにしましょう。

２．宛先・名前は間違えない

名前は相手にとって一番価値ある重要なものです。

間違えられた相手の印象は最悪です。信頼を損ねる場合もあります。

名前が難しい人がいた場合、メールの宛名登録などで文字登録して間違えないように対策しましょう。

特に注意しましょう！！

３．内容は簡潔に

一文はできるだけ短くまとめ、ダラダラと長くないようにします。

ダラダラと読み手に時間をかけさせる本文は、読み手のことを考えられない人とも判断されかねません。

相手にしっかり理解される範囲内で文字数を減らしましょう。

文字数を減らすため、表現も論文のように「だ・である」調にするのはＮＧです。

メールは「です・ます」調が基本です。

４．要件は結論を先に

まずは要件を伝えること。そのあとに詳細を書きます。

ビジネスメールの受け手は物語を聞きたいのではありません。

内容が多い場合は「改行」や「記号」を使って相手が読みやすくしましょう。

必ず結論から書きましょう。

５．敬語を正しく使う

ただ簡潔に伝わればいいのではなく、

受け手にとって気持ち良く見てもらえるように心がけましょう。

良く使われる敬語を以下に記します。

動詞	尊敬語	謙譲語
会う	会われる お会いになる	お会いする お目にかかる
言う	言われる おっしゃる	申し上げる 申す
行く	お出かけになる いらっしゃる おいでになる お越しになる	伺う お伺いする 上がる 参る
いる	おられる いらっしゃる おいでになる	おります
受け取る	受け取られる ご査収	拝受する
送る	送られる お送りになる	お送りする ご送付する
教える	お教えになる お教えくださる ご教示くださる	お教えする お教えいただく
思う 考える	思われる お思いになる お考えになる	存じ上げる
返す	お返しになる 返却なさる ご返却になる	お返しする ご返却する
帰る	帰られる お帰りになる ご帰宅になる	おいとまする 失礼する
書く	書かれる お書きになる	お書きする
貸す	貸される お貸しになる	お貸しする ご用立てする
借りる	借りられる お借りになる	お借りする 拝借する
聞く	聞かれる お聞きになる ご静聴	お聞きする 伺う 拝聴する
決める	決められる お決めになる 決心（決断・決定）なさる	決めさせていただく
着る	召す 召される お召しになる ご着用になる	着させていただく
来る	来られる いらっしゃる おいでになる お越しになる お見えになる ご足労	お越しいただく 参る
答える	答えられる お答えになる お返事なさる	お答えする お返事する
知らせる	お知らせになる 通知なさる	お知らせする
調べる	調べられる お調べになる	お調べする
知る	お知りになる ご存じ	存じ上げる
する	される なさる	させていただく 致す
確かめる	確かめられる 確認なさる	お確かめする ご確認する
尋ねる	お尋ねになる お聞きになる	お尋ねする お聞きする 伺う お伺いする
食べる	お食べになる 上がる おあがりになる 召し上がる	いただく 頂戴する
伝える	伝えられる お伝えになる 伝言なさる	お伝えする ご伝言する
任せる	任せられる お任せになる	お任せする
待つ	待たれる お待ちになる	お待ちする
見せる	見せられる お見せになる	お見せする お目にかける ご覧に入れる
見る	見られる ご覧になる	見せていただく 拝見する
もらう	もらわれる	いただく 頂戴する 賜（たまわ）る
読む	読まれる お読みになる ご一読	お読みする 拝読する
わかる	理解なさる ご理解くださる	おわかりいただく ご理解いただく

敬語を正しく使いましょう。

６．きつい言葉は避ける

断るときや否定するときは、できるだけ柔らかく表現すること。

相手によってはパワハラやモラハラと受け取られる恐れがあります。

例えば、

「できません→致しかねます」

「わかりません→わかりかねます」

といったように表現を変えましょう。

特に感情が高ぶった時にメールは送らないこと。

時間を空けて再確認・訂正した後で送るよう心掛けましょう。

言葉の衝撃をやわらげてくれる働きをもつクッション言葉を以下に記します。

場面	クッション言葉
お願いするとき	お手数をおかけしますが・・・ 御多忙中とは存じますが・・・ 大変申し訳ありませんが・・・
感謝するとき	お気遣ありがとうございます うれしく存じます。 お心遣いいをいただき
お断りするとき	あいにくですが・・・ 誠に残念ですが・・・ せっかくですが・・・
反省・お詫びのとき	このような顛末をまねいてしまい ご気分をがいしてしまい 平にご容赦願います

７．誤字脱字・変換ミスに注意

ついやってしまいがちなミスです。

相手に不快な表現がないかどうかも要チェックです。

送る前に。必ず読み返し。

誤字脱字、変換ミスがないかをチェックすることが大切です。

８．メール以外のコミュニケーションも大切

必要に応じてですが、メールだけでなく対面や電話でも連絡しましょう。

口頭や電話など普段から良好な関係を構築することで、物事が円滑に進むことが往々にしてあるからです。

特に重要な内容はメールは送っただけでなく、口頭や電話などでフォローすることが大切です。

普段からメール以外のコミュニケーションも大切にしていきましょう。

メールの基本の構成

ポイント

相手に警鐘をつけて敬う一方、自分のことはへりくだって言うことが大切です。

メールの事例

あなたの状況によって、以下のサイトから事例をとって一番合うものを選んでみましょう。

事例で迷ったら以下の３サイトがおススメです。

時短につながります。

（外部サイト）ビジネスメールの教科書。
（外部サイト）ビジネスメールの書き方。
（外部サイト）ビズ式ビジネスメールの文例集。

まとめ

今回は、ビジネスメールのポイント８選

1. 件名は明確に
2. 宛先・名前は間違えない
3. 内容は簡潔に
4. 要件は結論を先に
5. 敬語を正しく使う
6. きつい言葉は避ける
7. 誤字脱字・変換ミスに注意
8. メール以外のコミュニケーションも大切

さらに、基本の構成、事例サイトを紹介しました。

あなたもビジネスシーンによって言葉を使いわけ、

あなたの周りが今以上にスムーズになれば幸いです。

ご精読ありがとうございました！